KERTAS PENGENALAN TENDER

TAJUK :   PENGENALAN SEBUTHARGA & TENDER
         

TUJUAN :
              
Kertas penerangan ini akan menerangkan mengenai sebut harga dan tender yang perlu diketahui oleh setiap pelatih.


PENERANGAN:

Sebutharga:
·1    Proses sebutharga adalah untuk pembelian di mana jumlah terkumpul adalah dari RM100,000 tetapi kurang daripada RM200,000.
·2    Menerusi sebutharga, pemohon boleh memulakan proses perolehan dengan menghantar pelawaan kepada para pembekal yang dipilih dan menerima maklum balas daripada mereka dengan segera.
Tender:    
·1    Proses Tender pula adalah untuk pembelian yang sama atau melebihi RM200,000.
·2    Sistem yang dicadangkan ini akan mempermudahkan pembelian di mana semua urusniaga dijalankan atas talian (online).
·3    Ia akan meningkatkan kecekapan dan dengan jelas mengurangkan pembaziran masa dan kos yang terlibat.

   
 

1. Dasar – dasar tender
Agensi-agensi perlu memastikan supaya dasar-dasar kerajaan yang sedia wujud dipatuhi sepenuhnya. Antaranya ialah :-
·1    Matlamat serta strategi di bawah Dasar Pembangunan Nasional diberi perhatian;
·2    Dasar Kualiti Alam Sekitar diambil perhatian ;
·3    Dasar Pelaburan Asing dan Pemindahan Teknologi dilaksanakan bagi kontrak antarabangsa ;
·4    Memasukkan dasar keutamaan bumiputera sebagai satu syarat tender dan kontrak. Peluang kontrak diberi kepada kontraktor tempatan dan keutamaan hendaklah diberikan kepada kontraktor bumiputera dengan penglibatan sekurang-kurangnya 30% daripada nilai kontrak serta mengambil bahagian secara aktif dalam sesuatu projek.
2. Perancangan
Agensi-agensi yang ingin melaksanakan sebarang perolehan kerja, perlu terlebih dahulu mengambil kira perkara-perkara berikut :-
·1    Ringkasan Projek. Menyediakan ringkasan projek jika projek baru, dengan memberi butir-butir mengenai tujuan projek dan rekabentuk projek secara am.
·2    Pemilihan Tapak / Pengambilan Balik Tanah. Adalah tanggungjawab agensi pelaksana untuk memilih tapak dan juga mengambil tindakan-tindakan seterusnya untuk pengambilan tanah sebelum projek bermula.
·3    Peruntukan/Pembiayaan. Semua ketua agensi perlu memastikan bahawa agensinya sedia mempunyai peruntukan Belanja Mengurus atau Pembangunan yang diluluskan sebelum sebarang perolehan kerja dibuat.
·4    Perlantikan Kontraktor. Semua perolehan kerja kerajaan hendaklah dibuat dengan melantik kontraktor yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor. Kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan hendaklah berdaftar mengikut kelas, kepala & sub-


   
 
                                 
kepala yang bertepatan dengan perolehan yang dibuat. Agensi perlu mengenalpasti dan memastikan perolehan yang dikhaskan kepada Kontraktor Bumiputra selaras dengan peraturan berkaitan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa.

3. Pengurusan Tender Tender Kerajaan
3.1.Jabatan-jabatan dikehendaki mengikuti garis-garis panduan yang berikut untuk menggelakkan kelewatan pengurusan tender-tender kerajaan.
·1    Sebelum satu-satu tender itu dijemput, satu carta (jadual) hendaklah diadakan bagi menunjukkan anggaran masa untuk tiap-tiap peringkat dari tarikh tender ditutup hingga keputusan dibuat.
·2    Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak melewati tempoh yang ditetapkan di dalam carta (jadual).
·3    Lembaga Tender hendaklah bersidang dalam tempoh 2 minggu selepas penilaian tender selesai.
·4    Keputusan sesuatu tender itu hendaklah disampikan kepada penender yang berjaya menurut carta (jadual) yang ditetapkan.
·5    Di mana sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh 7 hari selepas keputusan Lembaga Tender.

3.2. Agensi-agensi perlulah memastikan :-
·1    3.2.1. Semua tender kerja dipanggil secara tempatan. Sekiranya kontraktor tempatan tiada kepakaran atau sukar dilaksanakan secara usahasama, tender antarabangsa bolehlah dipelawa.
·2    3.2.2. Bagi menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan kontraktor tempatan dalam kerja di mana kontraktor tempatan tidak mempunyai pengalaman dan kepakaran, tender kerja hendaklah dipelawa secara usahasama antara syarikat-syarikat tempatan dengan kontraktor antarabangsa.
·3    3.2.3. Sekiranya kontrak kerja itu dibiayai oleh institusi kewangan antarabangsa, kontraktor yang dilantik adalah terikat kepada ketetapan peraturan institusi tersebut. -


      

4. Had Nilai Tender Kerja
Agensi-agensi yang ingin melaksanakan tender-tender kejuruteraan awam / membina bangunan hendaklah membuat pelawaan kepada syarikat yang tertentu mengikut had kewangan seperti di bawah :
4.1. Tender-tender yang tidak melebihi RM10juta : - dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan.
4.2. Tender-tender yang bernilai antara RM10 hingga RM25juta :
·1    dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan atau syarikat yang disenarai di BSKL dan diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan saham individu asing tidak lebih daripada 30% serta pengarah urusan dan pekerjanya adalah 100% tempatan.
4.3. Tender yang dianggarkan melebihi RM25 juta, dipelawa kepada : -
·1    syarikat-syarikat 100% milik tempatan,
·2    syarikat-syarikat tempatan yang disenaraikan di BSKL; atau,
·3    syarikat-syarikat usahasama, sama ada disenaraikan di BSKL ataupun tidak, dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara.

5. Dokumen Tender
5.1 Antara kandungan yang patut ada di dalam sesuatu dokumen tender adalah:
·1    Arahan kepada penender
·2    Spesifikasi-spesifikasi
·3    Borang-borang tender
·4    Surat Setujuterima
·5    Syarat-syarat tender
·6    Terma-terma kontrak
·7    Bills of Quantities/Ringkasan tender
·8    Jadual Kadar Harga
·9    Lukisan teknikal serta pelan
·10    Cadangan-cadangan pemindahan teknologi
·11    Prestasi/Track record
·12    Profail/Kedudukan kewangan petender
·13    Perkara-perkara lain yang berkaitan
   
 

5.2. Klausa utama yang perlu dimasukkan di dalam dokumen tender kerja
5.2.1. Agensi-agensi dimestikan untuk menggunakanborang JKR Siri 203 (Pin. 10/83) untuk tender kerja. Penggunaan borang JKR Siri 203 hanya dikecualikan bagi projek-projek yang dilaksanakan secara Turnkey, B.O.T., Cost Plus, Privatised atau projek-projek yang dibiayai oleh peruntukan asing jika pemakaian borang JKR Siri 203 ini tidak dipersetujui.
5.2.2. Bagi projek seperti yang tidak menggunakan borang JKR Siri 203, perkara-perkara berikut hendaklah dinyatakan di dalam dokumen tender, jika berkenaan:-
·1    tempoh sahlaku tender,
·2    larangan publisiti,
·3    jadual pelaksanaan kerja,
·4    tempoh siap kerja,
·5    kelewatan dan lanjutan masa,
·6    gantirugi yang ditentukan dan ditetapkan,
·7    penamatan kontrak,
·8    insurans kerja,
·9    arahan perubahan,
·10    terma pembayaran,
·11    tempoh tanggungan kecacatan/waranti,
·12    timbang tara, dan
·13    terma-terma lain yang perlu bagi menjaga kepentingan Kerajaan.
6. Pengiklanan
6.1 Semua pelawaan tender hendaklah diberi publisiti dengan mengiklankan tender tersebut sekurang-kurangnya di dalam satu akhbar harian utama. Kenyataan di dalam iklan tender hendaklah jelas, kemas dan ringkas. Sesuatu iklan tender hendaklah merangkumi:
·1    Jabatan yang memanggil tender,
·2    tajuk tender,
·3    jenis tender, dan
·4    syarat-syarat kelayakan memasuki tender seperti:
a.    kelas, kepala dan sub kepala di dalam pendaftaran Pusat Khidmat Kontraktor    (PKK)
b.    tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual
c.    harga, cara dan jawatan penerima bayaran dokumen tender
d.    tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup
   

 

6.2. Iklan Tender Kerja Tempatan.
6.2.1. Bagi tender kerja tempatan tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari hendaklah diberikan kepada petender untuk mengkaji serta membuat pesediaan terhadap tender tersebut. Pada hari penutupan tender, agensi hendaklah menetapkan jam 12.00 tengahari sebagai waktu terakhir untuk penerimaan dokumen tender daripada petender.
6.2.2. Kenyataan iklan tender hendaklah disalinkan kepada:
i. Dewan Perniagaan dan Perusahaan Bumiputera Malaysia (DPPB) di peringkat Ibu Pejabat, Negeri dan Cawangan DPPB di mana tender dipelawa,
ii. MAMPU untuk dimasukkan di dalam Civil Service Link (CSL)
6.3. Peraturan-peraturan di atas juga terpakai bagi tender yang dikendalikan oleh juruperunding.
6.4. Iklan Tender Kerja Antarabangsa. Notis tender bagi kerja antarabangsa hendaklah diiklankan di dalam dua akhbar tempatan utama ; satu Bahasa Melayu dan satu Bahasa Inggeris. Notis tender tersebut perlu juga dihantar kepada Kedutaan Negara Asing yang berkenaan dan memberikan tempoh sekurang-kurangnya 56 hari bagi Kedutaan Negara Asing untuk memgemukakan pemberitahuan tender kepada petender yang berminat di negara masing-masing.

7. Kadar Bayaran Bagi Dokumen Tender
7.1 Dokumen tender kerja tempatan Bayaran bagi satu set dokumen tender berdasarkan bilangan muka surat adalah seperti berikut:
i. Harga semuka dokumen: Saiz Kertas Harga A4 - RM0. 35, A3 - RM0. 70
ii. Harga semuka lukisan / pelan: Saiz Kertas Harga A3 - RM0.70, A2 - RM3.50, A1 - RM6.50, A - RM8.00 Bayaran minimum bagi satu set dokumen tender ialah RM50.00.

   


 

7.2. Dokumen tender kerja Antarabangsa Bayaran bagi satu set tender kerja antarabangsa berdasarkan bilangan muka surat adalah seperti berikut:
i. Harga semuka dokumen: Saiz Kertas Harga A4 - RM0. 75, A3 - RM1. 50
ii. Harga semuka lukisan / pelan: Saiz Kertas Harga A3 - RM1.40, A2 - RM7.00, A1 - RM13.00, A - RM16.00 Bayaran minimum bagi satu set dokumen tender ialah RM100.00
7.3. Dokumen Tender Yang Ada Maklumat Tertakluk Kepada Arahan Keselamatan Dokumen tender yang mengandungi maklumat-maklumat yang sudah dikelasifikasikan (security document dan security drawing) adalah tertakluk kepada Arahan Keselamatan dan perlu dilindungi untuk kepentingan keselamatan negara. Syarat-syarat yang berikut perlu dipatuhi :
i. Penender menandatangani satu surat pengakuan untuk tidak membocorkan rahsia kerajaan.
ii. Peruntukan diadakan dalam dokumen tender yang mensyaratkan penender mengembalikan semua dokumen yang telah dikelasifikasikan.
iii. Penender membayar deposit yang perlu dikembalikan apabila penender mengembalikan dokumen tender dalam keadaan baik. Amaun deposit adalah seperti berikut:
a. Bagi dokumen tender kerja tempatan - RM5,000
b. Bagi dokumen tender kerja antarabangsa - RM10,000
7.4. Perunding dilantik untuk melaksanakan tender kerja tempatan atau antarabangsa, perlu mengenakan bayaran dokumen tender mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti di atas.
7.5. Bayaran bagi dokumen tender dan deposit yang tersebut di atas hendaklah dibuat menggunakan draf daripada bank tempatan atau bank asing yang beroperasi di Malaysia. Bayaran juga boleh dibuat melalui kiriman wang pos. Semua bentuk instrumen bayaran hendaklah dalam Ringgit Malaysia yang berpalang dan dibayar atas nama Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan/Ketua Badan-badan Berkanun yang berkenaan.   


 

8. Deposit Bagi Tender
8.1 Deposit tender bagi kerja tempatan adalah dikecualikan manakala untuk kerja antarabangsa deposit tender adalah dikenakan kepada petender mengikut kadar seperti berikut :-
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
i. Hingga RM10 juta : RM50,000
ii. Melebihi RM10 juta dan tidak melebihi RM20 juta : RM150,000
iii. Melebihi RM20 juta dan tidak melebihi RM50 juta : RM350,000
iv. Melebihi RM50 juta dan tidak melebihi RM100 juta : RM750,000
v. Melebihi RM100 juta: RM1 juta
8.2. Petender tempatan yang dikecualikan pendaftarannya dengan Pusat Khidmat Kontraktor, dikenakan deposit tender sebanyak 2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM10,000.
- AP 175.1(B) / SPP Bil. 5/1994
8.3. Deposit tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk Draf Bank atau Jaminan Bank dalam Ringgit Malaysia daripada bank-bank yang menjalankan perniagaan di Malaysia. Deposit Tender akan dikembalikan selepas petender yang berjaya mengemukakan bon pelaksanaan. Untuk tender yang tidak berjaya, deposit tender akan dikembalikan selepas petender yang berjaya menyujuterima tawaran tersebut ataupun selepas tamatnya tempoh sahlaku tender.
8.4. Kontraktor tempatan tidak dikenakan deposit semasa menawarkan tender. Namun, tindakan yang diambil oleh Perbendaharaan bagi mana-mana kontraktor tempatan yang menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepada mereka ialah: -
Kesalahan pertama:
digantung daripada mengambil bahagian dalam tender-tender Kerajaan selama 2 tahun,
   


 

kesalahan kedua:
digantung daripada mengambil bahagian selama 5.
kesalahan ketiga:
kontraktor berkenaan akan dipotong pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan nama   pemilik modal serta ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan.   

9. Tempoh Sah Laku Tender
9.1. Faktor-faktor yang perlu diambilkira oleh agensi-agensi dalam menetapkan tempoh sahlaku tender adalah berdasarkan jangkamasa-jangkamasa bagi :
i. menilai tawaran dari segi teknikal,
ii. menilai tawaran dari segi harga,
iii. menilai keupayaan petender,
iv. menyediakan laporan dan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender, dan
v. menyusuli keputusan dan mengeluarkan Surat Setujuterima.
9.2. Tempoh minimum sahlaku tender ialah 90 hari dari tarikh tender ditutup. Tempoh sahlaku tender hendaklah tidak terlalu panjang yang mungkin menyebabkan petender menaikkan harga tender mereka. Agensi tidak digalakkan melanjutkan tempoh sahlaku tender mereka.
10. Pembukaan Tender
10.1 Di dalam sesuatu proses tender, Ketua Jabatan atau pegawai yang terlibat hendaklah tidak mempunyai apa-apa kepentingan di dalam tender berkaitan. Pegawai yang berkenaan hendaklah menarik diri secara bertulis jika ia mempunyai kepentingan dalam tender.
   


 

10.2. Keahlian Jawatankuasa Pembuka tender. Sesebuah jawatankuasa pembuka tender adalah terdiri daripada dan tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut;
i. sekurang-kurangnya 2 pegawai yang mana seorang daripadanya pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional,
ii. lantikan dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan, dan
         iii. ahli jawatankuasa ini berlainan dari ahli jawatankuasa penilaian tender.

10.3 Tender lewat diterima
10.3.1. Tender yang lewat diterima, tetapi kelewatannya tidak melebihi 30 minit daripada waktu tender ditutup bolehlah dibuka dan dinilai bersama-sama tender yang lain.
10.3.2. Catatan mengenai kelewatan hendaklah dibuat apabila tender dibuka, untuk pertimbangan Lembaga Perolehan sama ada mahu terima atau tidak.
10.3.3. Tender yang lewat diterima boleh dipertimbangkan jika ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dengan sebulat suara berpuashati bahawa kelewatan penyerahan disebabkan oleh perkhidmatan pos atau alasan munasabah daripada penender dapat diterima jika melalui hantaran tangan.
10.4. Pembukaan tender di hadapan Awam. Tender yang perlu dibuka dihadapan awam ialah
i. Tender dibiayai oleh Institut Antarabangsa yang mengenakan syarat sedemikian.
ii. Tender bernilai RM25 juta ke atas biayaan Kerajaan Malaysia.
10.5. Mempamirkan jadual harga tender
10.5.1. Jadual harga tender hendaklah dipamirkan seberapa segera yang boleh dengan pengecualian kepada tender yang melibatkan keselamatan negara. Apabila sesuatu tender dibuka, catatan harga hendaklah terus dibuat tanpa mengikut susunan harga. Bagi tujuan di atas 2 jadual perlu disediakan iaitu;
   


 

i. Jadual pertama untuk kegunaan Lembaga Tender yang mengandungi nama-nama kontraktor, nilai harga dan tempoh penyiapan.
ii. Jadual kedua untuk dipamirkan yang mengandungi hanya harga-harga tender mengikut bilangan. Jadual harga tender ini hendaklah dipamirkan sekurang-kurangnya untuk tempoh 2 minggu.
11. Penilaian Tender
11.1 Penilaian tender perlu dibuat oleh satu jawatankuasa tidak kurang dari 2 anggota. Keahlian yang wajib ialah Jurukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang kerja berkaitan.
11.2. Asas Penilaian Tender
11.2.1. Perkara-perkara berikut hendaklah dijadikan asas untuk menilai sesuatu tender :-
i. Pematuhan syarat- syarat tender seperti pendaftaran dengan pihak berkuasa dalam kelas/bidang yang berkenaan, menandatangani tender, mengemukakan dokumen yang diminta dan syarat lain yang berkaitan,
ii. Kemampuan teknikal kontraktor.
iii. Kemampuan kewangan penender dari segi modal pusingan, (nett worth), kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan yang belum siap dan sebagainya,
iv. Penganalisaan harga tender dengan tempoh siap yang ditawarkan. Jika tempoh siap adalah faktor terpenting maka ianya hendaklah dengan jelas dinyatakan di dalam dokumen tender.
12. Perakuan Tender
12.1 Perakuan tender dibuat oleh Ketua Agensi berdasarkan kepada Laporan Penilaian Tender kepada Lembaga Perolehan untuk dibuat keputusan
   

 

13. Dokumen Untuk Rujukan Lembaga Perolehan
13.1 Dokumen-dokumen berikut perlu disediakan sebagai rujukan Lembaga Perolehan;
i. salinan iklan suratkhabar;
ii. salinan penentuan tender;
iii. jadual tender;
iv. syor-syor setujuterima tawaran beserta justifikasi tawaran;
v. maklumat yang disyaratkan oleh Lembaga Perolehan; dan
vi. laporan penilaian tender kerja.
14. Lembaga Tender Perolehan
14.1 Ahli Lembaga Perolehan Kerja Persekutuan dilantik oleh Menteri Kewangan . Keahlian ahli lembaga hendaklah diwartakan dalam Warta Kerajaan Persekutuan. Korum bagi Lembaga adalah 3 orang termasuk kehadiran wajib wakil dari Perbendaharaan Malaysia.
14.2. Keahlian Lembaga Perolehan.
i. Lembaga Perolehan Persekutuan :(Perolehan kerja kurang daripada RM30 Juta)
a. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan (Pengerusi),
b. Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau wakilnya,
c. Seorang pegawai awam dari jabatan lain yang berpengalaman untuk memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
ii. Lembaga Perolehan Persekutuan Diperingkat Negeri : (Perolehan kerja kurang daripada RM10 Juta)
a.    Pegawai Kemajuan Negeri atau Pegawai Kewangan Persekutuan atau   
     Pengarah Pembangunan Negeri ( sebagai Pengerusi ),
   

 

b.    Pengarah Kerja Raya Negeri atau wakilnya,
c.    Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri atau wakilnya, dan
d.    Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
iii. Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Bahagian (Bagi Negeri Sarawak).(Perolehan kerja kurang daripada RM200,000)
a. Residen Bahagian ( sebagai Pengerusi ),
b. Pegawai Kewangan Persekutuan atau wakilnya,
c. Jurutera Bahagian, Jabatan Kerja Raya atau wakilnya, dan
d. Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
 iv. Lembaga Perolehan kecil Persekutuan(Perolehan kerja kurang daripada RM500,000)
a. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan
b. Ketua Pengarah Kerja Raya atau Wakilnya
c. Setiausaha Bahagian
d. Seorang pegawai awam dari jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
14.3 Bagi tender yang nilainya melebihi RM 15 juta atau tender yang keputusannya tidak sebulat suara, perakuan tender perlu dirujuk kepada Kementerian Kewangan.
   


 

15. Setuju Terima Tender
15.1 Setujuterima tender boleh dibuat pada 2 peringkat;
i. melalui Surat Niat (Letter of Intent)
iaitu surat kepada kontraktor yang kandungannya meliputi hasrat untuk menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syarat-syarat dan keperluan-keperluan Kerajaan yang mesti dipatuhi oleh kontraktor melalui rundingan atau cara lain.Surat ini tidak mengikat kerajaan kepada satu perjanjian bahawa satu kontrak telah wujud.
ii. melalui surat setujuterima (Letter of Acceptance)
iaitu surat pengesahan tawaran berasaskan kepada syarat di dalam dokumen tender atau apa-apa syarat yang telah dipersetujui yang berkaitan dengan kontrak tersebut. Surat ini merupakan dokumen perundangan yang sah dan sebahagian daripada kontrak. Surat ini dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya apabila semua perkara telah diselesaikan dan rundingan lanjut tidak diperlukan.
15.2. Rujukan kepada Perbendaharaan.
Draf surat Niat atau Surat Setujuterima hendaklah dirujukkan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan jika nilai tender melebihi RM15 juta.




Rujukan :

1.    www. Jkr.gov.my/v2/malay/contractInfo/tenderProcedures.htm
2.   UZAIRI (2000), Aturcara Kontrak & Taksiran, Ibs Buku Sdn Bhd, Selangor, Muka Surat 25-65   

PENGENALAN KEPADA KOS DAN ANGGARAN

TAJUK : PENGENALAN KEPADA KOS DAN ANGGARAN       
       
TUJUAN : 

Kertas penerangan ini menerangkan apakah yamg dimaksudkan dengan kos dan kenapa pentingnya kos dan anggaran.

PENERANGAN:

Kebanyakkan industri pengeluaran dan perkhidmatan perlu mengetahui kos bagi setiap produk yang dihasilkannya. Kos selalunya digunakan untuk menentukan harga bagi sesuatu produk. Harga bagi sesuatu produk akan dikira berdasarkan keuntungan pada sesuatu produk tersebut. Bagi sesuatu industri yang menghasilkan hanya satu jenis produk pengiraan kos adalah mudah, sebaliknya bagi industri yang mengeluarkan pelbagai jenis produk, pengiraan kos adalah amt kompleks. Oleh itu pengiraan kos adalah amat penting bagi semua bidang industri samada pengeluaran atau perkhidmatan.







   
 

KOS DAN ANGGARAN
PENGENALAN
Penghasilan sesuatu produk selalunya melibatkan proses yang dinamakan sebagai kos. Dalam erti kata lain, seorang jurutera perlulah menimbangkan sebarang penglibatan kos-kos yang diperuntukkan untuk produk yang akan dihasilkannya. Peruntukkan kos-kos ini boleh diambil kira berdasarkan faktor-faktor yang akan mempengaruhi perjalanan penghasilan produk yang terlibat.

DEFINASI KOS
1.    Kos merupakan satu sumber yang diambil kira dalam memenuhi syarat penghasilan sesuatu produk.
2.    Diambil kira dalam bentuk nilai matawang. Contohnya, Ringgit Malaysia, US Dollars, Rupiah Indonesia, British Pound Sterling.
3.    Proses pengiraan kos ini biasanya berlaku apabila hendak mengeluarkan produk baru ataupun penubuhan syarikat baru.

ISTILAH KOS.
1.    Kos adalah jumlah perbelanjaan yang perlu dibayar bagi mendapatkan sesuatu perkara atau melaksanakan sesuatu aktiviti.
2.    Kos dikenakan kepada:-
a.    Unit Kos     - Unit keluaran yang mana kos dapat dihubungkan kepadanya dipilih  
                                       berdasarkan yang paling berkaitan untuk sesuatu aktiviti  dalam   
                                       perniagaan tersebut, contohnya unit set TV yang dihasilkan,
                                       bilangan kerja, liter cat, kg bahan Kw jam dan seumpamanya.

b.    Pusat Kos   - Lokasi atau fungsi peralatan agar kos boleh dikaitkan sebelum   
                                       dihubungkan kapada unit kos.

KLASIFFIKASI KOS
Kos yang ditanggung oleh sesuatu aktiviti boleh diklasifikasikan menggunakan beberapa cara atau sistem. Klasifikasi uatama dan penting adalah berdasarkan kepada kos langsung dan kos tidak langsung.

§1    Kos langsung adalah kos yang boleh dihubungkan secara terus kepada sesuatu kerja, produk atau perkhidmatan. Kos ini terdiri dari kos bahan langsung, kos buruh langsung dan kos perbelanjaan.
§2    Kos tidak langsung terdiri dari kos bahan, buruh dan perbelanjaan yang tidak dapat dihubungkan terus kepada sesuatu produk atau servis
   
 

KOS LANGSUNG
1.    Kos bahan langsung – bahan mentah digunakan dalam membuat sesuatu produk.

2.    Kos buruh langsung – upah yang dibayar kepada pekerja yang menghasilkan produk
                                         atau gaji yang boleh dihubungkan terus kepada pekerja yang  
                                    menghasilkan sesuatu servis yang boleh dijual.

3.    Kos perbelanjaan langsung – perbelanjaan yang ditanggung khusus untuk sesuatu  
                                                kerja, projek atau servis yang boleh dijual contohnya
                                                peralatan yang disewa khusus untuk satu kerja.

§1    Kos utama (prime cost) adalah jumlah semua kos langsung iaitu:-

Kos utama = kos bahan langsung + kos buruh langsung + kos perbelanjaan     
                      langsung.

KOS TIDAK LANGSUNG
1.    Jumlah kos tidak langsung dikenali sebagai overhead.
2.    Overhead boleh dikelaskan kepada:-
§    Overhed kilang (production overhed)
§    Overhed pentadbiran.
§    Overhead jualan dan sebagainya.

3.   Overhead = kos bahan tidak langsung + kos buruh tak langsung + kos perbelanjaan   
                          tak langsung

       Jumlah kos keseluruhan boleh ditulis sebagai berikut:-
      
       Jumlah kos = kos langsung + kos tidak langsung.        

KELAS KOS
1.    Kos juga boleh dikelaskan kepada los tetap dan kos berubah.
a.    Kos tetap adalah kos yang tidak berubah dengan perubahan volum (aktiviti).
b.    Kos berubah adalah kos yang berubah berkadar dengan aktiviti.
2.    Kos juga boleh dikelaskan mengikut bentuk bahan, buruh dan perbelanjaan.
a.    Kos bahan termasuk bahan mentah, komponen, bahan penyelenggaraan dan lain-lain.
b.    Kos buruh termasuk kos penyeliaan, pencucian, pengkeranian dan lain-lain.
c.    Kos perbelanjaan termasuk sewa, kuasa, susut nilai, setem dan lain-lain.
      

KOS PRODUK.
§1    Kos yang diperlukan untuk menghasilkan sesuatu produk dari awal hingga akhir.
ELEMEN-ELEMEN KOS PRODUK
BAHAN
a.    Bahan mentah yang digunakan dalam proses pengeluaran.
b.    Bahan-bahan fizikal lain yang iguana sehingga produk tersebut disiapkan.
c.    Tentukan produk yang ekonomi dan munasabah.
d.    Membuat bandingan dari bekalan bahan dan bahan tak terus.
   
BURUH
a.    Kos upah atau gaji bagi pekerja yang terlibat secara terus dalam pengeluaran produk.
b.    Tentukan upah kos yang sesuai dan berpatutan.

PERBELANJAAN LAIN
a.    Semua kos pengeluaran yang tidak langsung.
b.    Upah buruh dan bahan yang terlibat secara tidak langsung, kuasa elektrik, insuran dan sebagainya.

BIL BAHAN (BOM)
1.    Proses pengiraan kos ini biasanya melibatkan beberapa faktor dimana proses pengiraan ini melibatkan satu kaedah yang dipanggil BOM (Bill of Material).

2.    BOM ini merupakan satu kaedah yang menggabungkan kesemua FAKTOR ini semasa membentangkan proses pengiraan kos ini.

3.    BOM adalah menyenaraikan kesemua komponen yang diperlukan untuk membangunkan produk tersebut.

KOS BURUH
SEJARAH KOS BURUH
Sebelum revolusi industri bermula, kos buruh merupakan kos yang paling tinggi sekali. Selepas keadaan revolusi itu berlaku, kos buruh telah dapat dikecilkan dengan kehadiran peralatan-peralatan/mesin yang menggantikan tenaga kerja insani. Proses-prose yang melibatkan bagaimana kos buruh itu dijalankan. Contoh, kiraan jam kerja, status buruh seperti kontrak, sementara, sambilan atau tetap./

   
 

DEFINASI KOS BURUH
§2    Upah atau gaji yang diberikan kepada pekerja yang terlibat dalam pengeluaran sesuatu produk.
§3   
KAEDAH PEMBAYARAN KOS BURUH
1.    GAJI
§    Jumlah tetap yang dipersetujui iaitu bayaran bulanan yang diberi tanpa mengira jumlah jam kerja.

2.    JAM KERJA
§1    Berlaku dalam bentuk bilangan hari yang bekerja (daily rate) dan bergantung kepada kehadiran.

3.   HASIL KERJA
§2    Bayaran dibuat bergantung kepada bilangan produk yang dapat dihasilkan tanpa mengira waktu jam bekerja.

JENIS-JENIS KOS BURUH
1.    KOS BURUH LANGSUNG
§    Bermaksud upah yang dibayar kepada pekerja yang menghasilkan produk / perkhidmatan yang terlibat secara terus.

2.    KOS BURUH TIDAK LANGSUNG
§1    Selalunya berhubungkait dengan perbelanjaan yang tak dapat dihubungkait terus kepada sesuatu produk atau servis.

BURUH SECARA LANGSUNG.
1.    Melibatkan 2 komponen iaitu:-
a.    Waktu penggunaan buruh (Labour Hour)
- Pengukuran melalui penggunaan satu unit masa dengan aktiviti buruh yang   
                      dijalankan.

b.   Kadar penggunaan buruh (Labor Rate)
     - Merupakan jumlah yang dibayar kepada individu berdasarkan pada waktu   
       kerja dengan kerja yang telah dilakukan.
   

 

2.    Kos buruh merupakan hasil produk yang diperolehi dengan waktu buruh dan kadar buruh yang berpatutan.

                  Kos Buruh = Jumlah bekerja x Kadar yang telah ditetapkan.

KAEDAH ANGGARAN WAKTU BURUH
1.    Kaedah yang digunakan untuk menganalisa dan menilai waktu buruh.
a.    Round Table    – pendapat dari pakar-pakar yang terlibat dalam bidang    
                              tersebut.
b.    Comparison      - Menggunkan keseluruhan data yang dikumpulkan untuk   
                                             digunakan pada masa akan datang.
c.    Standar Labor  – Menetapkan suatu masa yang tertentu bagi menyiapkan
                              sesuatu produk.

KADAR BURUH
1.    Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
a.    Pembangunan kadar buruh
b.    Analisa kadar buruh.
c.    Perjanjian kadar buruh.
d.    Undang-undang buruh.
e.    Konsep kerja lebih masa.
KAEDAH UNTUK MENYEDIAKAN KADAR BURUH
Terdapat dua kaedah iaitu:-
a.    Kadar buruh secara individu
b.    Kadar buruh secara purata.
KADAR BURUH SECARA INDIVIDU
Kebaikan
-3    Memilih individu yang terlibat dengan projek yang dikehendaki.
-4    Kadar buruhnya ditetapkan oleh pihak majikan yang mengambilnya bekerja.
-5    Pembayaran adalah berdasarkan gaji pokok serta kemapuan majikan yang upahnya.
   
 

Kelemahan
-3    Tidak praktikal jika berada dalam syarikat yang besar.
-4    Individu yang terlibat tidak menyiapkan projek pada waktu yang ditetapkan


KADAR BURUH SECARA PURATA

1.    Pengukuran kadar purata bagi setiap gred buruh bagi setiap bidang kerja yang diberikan.


   
PROSES KOS

















CIRI-CIRI BENTUK KOS

Pengiraan kos ini selalunya dikaitkan dengan pelbagai aktiviti sesuatu syarikat yang menghubungkannya secara terus dengan jumlah kos yang diguna pakai. Bentuk-bentuk kos ini boleh digambarkan dengan kaedah graf. Sesetengah bentuk kos akan menunjukkan aktiviti secara malar sahaja. Terdapat dua sebab utama bentuk kos ini diperkenalkan:-

§1    Untuk menjadi rujukan dan panduan bagi kos akan datang.
§2    Supaya kos yang akan digunakan mudah dikawal.
   

 

JENIS-JENIS BENTUK KOS

KOS BOLEHUBAH
§1    Kos ini menunjukkan peningkatan aktiviti adalah sama dengan penggunaan kos.
§2    Ini dapat dilihat dimana kos untuk menghasilkan satu unit produk adalah RM1, manakala untuk 2 unit produk ialah RM2 dan seterusnya.
§3    Kos ini juga lebih dikenali kos secara langsung.
§4    Ada juga kos bolehubah ini diketegorikan sebagai kos secara tidak langsung.
§5    Ini merujuk kepada kos yang digunakan untuk menghasilkan unit produk adalah tidak sama.
§6    Contohnya: RM1 digunakan untuk menghasilkan 2 unit produk.
§7   










KOS TETAP

§1    Kos ini merupakan satu jenis kos yang tidak berubah langsung walaupun aktiviti yang dijalankan sentiasa bergerak.
§2    Kos tetap ini hanya boleh diguna pakai untuk satu tempoh yang singkat sahaja.
§3    Sebagai contoh yang terbaik ialah sewa yang dikenakan kepada suatu permis tidak berubah walaupun aktiviti dalam premis itu sentiasa meningkat.
§4    Walaupun sewa itu dinaikkan, ianya tetap tidak menganggu aktiviti yang dijalankan dalam premis sewaan tersebut.
§5    Sewaan premis tersebut pula akan tamat pada tempoh yang tertentu, oleh itu kos ini akan menjadi satu kos tetap tidak langsung.







      

KOS SEPARA BOLEH UBAH
§1    Kos ini merupakan gabungan antara kos tetap dengan kos boleh ubah.
§2    Ini boleh dijelaskan dengan mengenakan satu jumlah kos yang tetap walaupun tidak ada aktiviti yang dijalankan dan kos itu terus meningkat jika ada aktiviti yang dijalankan.
§3    Bentuk kos ini selalunya dihubungkait dengan kos penggunaan utiliti.
§4    Contoh terbaik ialah telefon, ianya mempunyai satu kos sewa dan pemasangan yang tetap dan jika panggilan dibuat, ianya akan menjadi satu lagi kos yang perlu dubayar./
 









KOS SEPARA TETAP
§1    Elemen yang lebih kurang sama dengan kos tetap tetapi kosnya meningkat secara bertangga sejajar dengan peningkatan aktiviti.
§2    Contoh terbaik ialah melibatkan sewaan peralatan.
§3    Apabila satu peralatan telah digunakan sepenuhmya dan memerlukan peralatan kedua maka kosnya akan meningkat dan seterusnya.












RUJUKAN:
Rahman 1998, Kos dan Anggaran sesuatu reka bentuk , Dewan Bahasa Dan Pustaka, Kuala Lumpur, muka surat 15-26.
   

TAJUK : KONSEP REKAAN DALAM SESUATU REKABENTUK      
       
TUJUAN : 

Kertas penerangan ini menerangkan apakah yang dimaksudkan dengan konsep rekaan serta kaedah-kaedah yang perlu ada pada setiap konsep rekaan.

PENERANGAN:

Setiap sesuatu rekaan perlukan perancangan yang begitu teliti. Tidak kira perancangan projek itu kecil atau besar namun pada awal-awal pembuatan perlu dirancang dengan betul supaya tidak berlakunya sebarang masalah pada masa melakukan proses yang seterusnya. Perancangan dari segi kos, bahan mentah, komponen, mesin-mesin yang digunakan dan sebagainya. Jika perancangan dilakukan dengan betul maka kerugian dan pembaziran tidak akan berlaku.









   
 

KONSEP REKAAN

Dalam setiap pembinaan projek yang hendak dilakukan perlu membuat perancangan awal. Ia untuk memastikan tidak berlakunya sebarang masalah semasa kerja-kerja sesuatu projek dilakukan ini juga untuk mengelakkan berlakunya sebarng kerugian dan kerosakkan. Dalam sesuatu konsep rekaan antara kaedah konsep rekaan yang digunakan ialah:

ü1    Investigate
ü2    Generate
ü3    Making
ü4    Synthesis
ü5    Evaluate
ü6    Communication


INVESTIGATE

          Kajian dan penyelidikan bagi menentukan tujuan, spesifikasi memilih keperluan dan perkara-perkara penting bagi menghasilkan sesuatu model projek. Penilaian masalah yang dihadapi bagi mengelakkan sebarang kebarangkalian. Ia juga dilakukan bagi mengelakkan sebarang kecacatan dan kesukaran dalam menghasilkan Manual projek.
Manual projek kajian dan penyelidikan dilakukan dalam beberapa aspek antaranya mengkaji serta memilih jenis komponen dan metarial yang hendak digunakan, menganggar dan menilai kos serta menilai kos serta menilai sasaran penjualan.
Saiz-saiz dipilih berdasarkan kajian dan pemerhatian terhadap jumlah berat yang sesuai (mengikut kesesuaian-penggunaan, pemasangan dan juga fungsi)
Selain daripada itu berdasarkan kajian dan pemerhatian terhadap kekukuhan dan ketahanan struktur komponen dan material supaya ia mampu menampung beban dan tahan lama serta berfungsi dengan baik.

   
 

GENERATE

    Generate ialah langkah kedua dalam kaedah konsep rekaan. Dalam langkah ini luahan idea dilaksanakan bertujuan untuk menghasilkan rekaan produk yang hendak dikeluarkan. Proses ini adalah dalam bentuk lakaran yang pelbagai. Berpandukan kepada projek, idea yang berbentuk lakaran dilakarkan berdasarkan beberapa aspek utama antaranya pemilihan rupa bentuk (keseluruhan), saiz serta serta komponen-komponen dan sebagainya.
    Lakaran perlu dibuat bagi memudahkan kerja-kerja dilakukan. Rupa bentuk dilakarkan mengikut kesesuaian, memenuhi spesifikasi serta fungsi manual projek tersebut. Selalunya dalam setiap projek mempunyai ahli kumpulan, melalui semua ahli kumpulan idea-idea akan diperolehi dan boleh diguna pakai unyuk memulakan projek yang dirancang.
    Penglibatan semua ahli kumpulan perlu ada untuk mendapat kata sepakat menggunakan idea yang telah dikeluarkan. Oleh itu langkah pada peringkat ini perlu ada untuk memastikan idea-idea diperolehi.

SYNTHESIS

Melalui proses generate ini, pelbagai idea telah dicurahkan, membincangkan lakaran yang dibuat dan dirancang. Dalam proses synthesis ini perlu diketahui setiap dimension lakaran yang dilukis. Ia bertujuan untuk memudahkan kerja-kerja membuat projek dilakukan dengan terhasilnya lukisan dan lakaran yang lengkap.
Setiap lakaran yang dilakukan perlu dilukis dengan terperinci dan perlu diterangkan setiap bahagian yang dihasilkan.





   
 

MAKING
    Making merupakan satu proses penghasilan produk dibuat setelah mendapat lukisan yang lengkap melalui perbincangan dengan ahli kumpulan. Selain itu segala mesin dan peralatan yang hendak digunakan dapat dikenal pasti dan dapat mengelakkan masalah yang timbul dalam penghasilan projek. Proses untuk membina projek adalah mengikut spesifikasi yang telah dibuat semasa proses mereka bentuk dan ia dibuat secara langkah demi langkah berdasarkan gant chart yang ditetapkan.
    Proses ini melibatkan pelbagai bantuan alatan tangan dan mesin yang sesuai serta tenaga manusia supaya projek dapat disiapkan/dihasilkan tanpa sebarang masalah dan hasil yang berkualiti. 

EVALUATE
       Evaluate merupakan proses yang kelima. Apabila keseluruhan projek disiapkan ‘evaluate’ proses pembentangan, komen-komen dan kritikan serta pandangan diambil kira dan diterima baik. Tujuannya ialah untuk menilai kelemahan dan kekurangan yang ada pada projek yang telah disiapkan. Daripada penilaian tersebut hasil projek dapat diperbaiki dan dipertingkatkan nilai mutu pembuatan dan kepenggunaannya.

COMMUNICATION
Communication ialah satu proses dimana produk/projek yang berjaya dibuat dibentangkan. Bagi melancarkan proses pembentangan, alat bantuan mengajar diperlukan seperti OHP (Over heat projector ), komputer peribadi, note-book dan sebagainya.
Aspek yang perlu ada dan dititik beratkan ialah penampilan individu dan kumpulan itu sendiri sebagai egen penyampai maklumat. Antara perkara yang dititik beratkan ialah kemahiran menyampaikan maklumat, pengetahuan mendalam tentang projek dan kekemasan dalam berpakaian dan sebagainya
   
 

RUJUKAN:
Rahman 1998, Kos dan Anggaran sesuatu reka bentuk , Dewan Bahasa Dan Pustaka, Kuala Lumpur, muka surat 32-38