KERTAS PENGENALAN TENDER

TAJUK :   PENGENALAN SEBUTHARGA & TENDER
         

TUJUAN :
              
Kertas penerangan ini akan menerangkan mengenai sebut harga dan tender yang perlu diketahui oleh setiap pelatih.


PENERANGAN:

Sebutharga:
·1    Proses sebutharga adalah untuk pembelian di mana jumlah terkumpul adalah dari RM100,000 tetapi kurang daripada RM200,000.
·2    Menerusi sebutharga, pemohon boleh memulakan proses perolehan dengan menghantar pelawaan kepada para pembekal yang dipilih dan menerima maklum balas daripada mereka dengan segera.
Tender:    
·1    Proses Tender pula adalah untuk pembelian yang sama atau melebihi RM200,000.
·2    Sistem yang dicadangkan ini akan mempermudahkan pembelian di mana semua urusniaga dijalankan atas talian (online).
·3    Ia akan meningkatkan kecekapan dan dengan jelas mengurangkan pembaziran masa dan kos yang terlibat.

   
 

1. Dasar – dasar tender
Agensi-agensi perlu memastikan supaya dasar-dasar kerajaan yang sedia wujud dipatuhi sepenuhnya. Antaranya ialah :-
·1    Matlamat serta strategi di bawah Dasar Pembangunan Nasional diberi perhatian;
·2    Dasar Kualiti Alam Sekitar diambil perhatian ;
·3    Dasar Pelaburan Asing dan Pemindahan Teknologi dilaksanakan bagi kontrak antarabangsa ;
·4    Memasukkan dasar keutamaan bumiputera sebagai satu syarat tender dan kontrak. Peluang kontrak diberi kepada kontraktor tempatan dan keutamaan hendaklah diberikan kepada kontraktor bumiputera dengan penglibatan sekurang-kurangnya 30% daripada nilai kontrak serta mengambil bahagian secara aktif dalam sesuatu projek.
2. Perancangan
Agensi-agensi yang ingin melaksanakan sebarang perolehan kerja, perlu terlebih dahulu mengambil kira perkara-perkara berikut :-
·1    Ringkasan Projek. Menyediakan ringkasan projek jika projek baru, dengan memberi butir-butir mengenai tujuan projek dan rekabentuk projek secara am.
·2    Pemilihan Tapak / Pengambilan Balik Tanah. Adalah tanggungjawab agensi pelaksana untuk memilih tapak dan juga mengambil tindakan-tindakan seterusnya untuk pengambilan tanah sebelum projek bermula.
·3    Peruntukan/Pembiayaan. Semua ketua agensi perlu memastikan bahawa agensinya sedia mempunyai peruntukan Belanja Mengurus atau Pembangunan yang diluluskan sebelum sebarang perolehan kerja dibuat.
·4    Perlantikan Kontraktor. Semua perolehan kerja kerajaan hendaklah dibuat dengan melantik kontraktor yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor. Kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan hendaklah berdaftar mengikut kelas, kepala & sub-


   
 
                                 
kepala yang bertepatan dengan perolehan yang dibuat. Agensi perlu mengenalpasti dan memastikan perolehan yang dikhaskan kepada Kontraktor Bumiputra selaras dengan peraturan berkaitan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa.

3. Pengurusan Tender Tender Kerajaan
3.1.Jabatan-jabatan dikehendaki mengikuti garis-garis panduan yang berikut untuk menggelakkan kelewatan pengurusan tender-tender kerajaan.
·1    Sebelum satu-satu tender itu dijemput, satu carta (jadual) hendaklah diadakan bagi menunjukkan anggaran masa untuk tiap-tiap peringkat dari tarikh tender ditutup hingga keputusan dibuat.
·2    Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan segera dan tidak melewati tempoh yang ditetapkan di dalam carta (jadual).
·3    Lembaga Tender hendaklah bersidang dalam tempoh 2 minggu selepas penilaian tender selesai.
·4    Keputusan sesuatu tender itu hendaklah disampikan kepada penender yang berjaya menurut carta (jadual) yang ditetapkan.
·5    Di mana sesuatu tender itu perlu dirujuk kepada Perbendaharaan untuk keputusan, rujukan tersebut hendaklah sampai kepada Perbendaharaan dalam tempoh 7 hari selepas keputusan Lembaga Tender.

3.2. Agensi-agensi perlulah memastikan :-
·1    3.2.1. Semua tender kerja dipanggil secara tempatan. Sekiranya kontraktor tempatan tiada kepakaran atau sukar dilaksanakan secara usahasama, tender antarabangsa bolehlah dipelawa.
·2    3.2.2. Bagi menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan kontraktor tempatan dalam kerja di mana kontraktor tempatan tidak mempunyai pengalaman dan kepakaran, tender kerja hendaklah dipelawa secara usahasama antara syarikat-syarikat tempatan dengan kontraktor antarabangsa.
·3    3.2.3. Sekiranya kontrak kerja itu dibiayai oleh institusi kewangan antarabangsa, kontraktor yang dilantik adalah terikat kepada ketetapan peraturan institusi tersebut. -


      

4. Had Nilai Tender Kerja
Agensi-agensi yang ingin melaksanakan tender-tender kejuruteraan awam / membina bangunan hendaklah membuat pelawaan kepada syarikat yang tertentu mengikut had kewangan seperti di bawah :
4.1. Tender-tender yang tidak melebihi RM10juta : - dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan.
4.2. Tender-tender yang bernilai antara RM10 hingga RM25juta :
·1    dipelawa kepada syarikat 100% milik tempatan atau syarikat yang disenarai di BSKL dan diperbadankan di Malaysia dengan syarat pegangan saham individu asing tidak lebih daripada 30% serta pengarah urusan dan pekerjanya adalah 100% tempatan.
4.3. Tender yang dianggarkan melebihi RM25 juta, dipelawa kepada : -
·1    syarikat-syarikat 100% milik tempatan,
·2    syarikat-syarikat tempatan yang disenaraikan di BSKL; atau,
·3    syarikat-syarikat usahasama, sama ada disenaraikan di BSKL ataupun tidak, dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara.

5. Dokumen Tender
5.1 Antara kandungan yang patut ada di dalam sesuatu dokumen tender adalah:
·1    Arahan kepada penender
·2    Spesifikasi-spesifikasi
·3    Borang-borang tender
·4    Surat Setujuterima
·5    Syarat-syarat tender
·6    Terma-terma kontrak
·7    Bills of Quantities/Ringkasan tender
·8    Jadual Kadar Harga
·9    Lukisan teknikal serta pelan
·10    Cadangan-cadangan pemindahan teknologi
·11    Prestasi/Track record
·12    Profail/Kedudukan kewangan petender
·13    Perkara-perkara lain yang berkaitan
   
 

5.2. Klausa utama yang perlu dimasukkan di dalam dokumen tender kerja
5.2.1. Agensi-agensi dimestikan untuk menggunakanborang JKR Siri 203 (Pin. 10/83) untuk tender kerja. Penggunaan borang JKR Siri 203 hanya dikecualikan bagi projek-projek yang dilaksanakan secara Turnkey, B.O.T., Cost Plus, Privatised atau projek-projek yang dibiayai oleh peruntukan asing jika pemakaian borang JKR Siri 203 ini tidak dipersetujui.
5.2.2. Bagi projek seperti yang tidak menggunakan borang JKR Siri 203, perkara-perkara berikut hendaklah dinyatakan di dalam dokumen tender, jika berkenaan:-
·1    tempoh sahlaku tender,
·2    larangan publisiti,
·3    jadual pelaksanaan kerja,
·4    tempoh siap kerja,
·5    kelewatan dan lanjutan masa,
·6    gantirugi yang ditentukan dan ditetapkan,
·7    penamatan kontrak,
·8    insurans kerja,
·9    arahan perubahan,
·10    terma pembayaran,
·11    tempoh tanggungan kecacatan/waranti,
·12    timbang tara, dan
·13    terma-terma lain yang perlu bagi menjaga kepentingan Kerajaan.
6. Pengiklanan
6.1 Semua pelawaan tender hendaklah diberi publisiti dengan mengiklankan tender tersebut sekurang-kurangnya di dalam satu akhbar harian utama. Kenyataan di dalam iklan tender hendaklah jelas, kemas dan ringkas. Sesuatu iklan tender hendaklah merangkumi:
·1    Jabatan yang memanggil tender,
·2    tajuk tender,
·3    jenis tender, dan
·4    syarat-syarat kelayakan memasuki tender seperti:
a.    kelas, kepala dan sub kepala di dalam pendaftaran Pusat Khidmat Kontraktor    (PKK)
b.    tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual
c.    harga, cara dan jawatan penerima bayaran dokumen tender
d.    tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup
   

 

6.2. Iklan Tender Kerja Tempatan.
6.2.1. Bagi tender kerja tempatan tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari hendaklah diberikan kepada petender untuk mengkaji serta membuat pesediaan terhadap tender tersebut. Pada hari penutupan tender, agensi hendaklah menetapkan jam 12.00 tengahari sebagai waktu terakhir untuk penerimaan dokumen tender daripada petender.
6.2.2. Kenyataan iklan tender hendaklah disalinkan kepada:
i. Dewan Perniagaan dan Perusahaan Bumiputera Malaysia (DPPB) di peringkat Ibu Pejabat, Negeri dan Cawangan DPPB di mana tender dipelawa,
ii. MAMPU untuk dimasukkan di dalam Civil Service Link (CSL)
6.3. Peraturan-peraturan di atas juga terpakai bagi tender yang dikendalikan oleh juruperunding.
6.4. Iklan Tender Kerja Antarabangsa. Notis tender bagi kerja antarabangsa hendaklah diiklankan di dalam dua akhbar tempatan utama ; satu Bahasa Melayu dan satu Bahasa Inggeris. Notis tender tersebut perlu juga dihantar kepada Kedutaan Negara Asing yang berkenaan dan memberikan tempoh sekurang-kurangnya 56 hari bagi Kedutaan Negara Asing untuk memgemukakan pemberitahuan tender kepada petender yang berminat di negara masing-masing.

7. Kadar Bayaran Bagi Dokumen Tender
7.1 Dokumen tender kerja tempatan Bayaran bagi satu set dokumen tender berdasarkan bilangan muka surat adalah seperti berikut:
i. Harga semuka dokumen: Saiz Kertas Harga A4 - RM0. 35, A3 - RM0. 70
ii. Harga semuka lukisan / pelan: Saiz Kertas Harga A3 - RM0.70, A2 - RM3.50, A1 - RM6.50, A - RM8.00 Bayaran minimum bagi satu set dokumen tender ialah RM50.00.

   


 

7.2. Dokumen tender kerja Antarabangsa Bayaran bagi satu set tender kerja antarabangsa berdasarkan bilangan muka surat adalah seperti berikut:
i. Harga semuka dokumen: Saiz Kertas Harga A4 - RM0. 75, A3 - RM1. 50
ii. Harga semuka lukisan / pelan: Saiz Kertas Harga A3 - RM1.40, A2 - RM7.00, A1 - RM13.00, A - RM16.00 Bayaran minimum bagi satu set dokumen tender ialah RM100.00
7.3. Dokumen Tender Yang Ada Maklumat Tertakluk Kepada Arahan Keselamatan Dokumen tender yang mengandungi maklumat-maklumat yang sudah dikelasifikasikan (security document dan security drawing) adalah tertakluk kepada Arahan Keselamatan dan perlu dilindungi untuk kepentingan keselamatan negara. Syarat-syarat yang berikut perlu dipatuhi :
i. Penender menandatangani satu surat pengakuan untuk tidak membocorkan rahsia kerajaan.
ii. Peruntukan diadakan dalam dokumen tender yang mensyaratkan penender mengembalikan semua dokumen yang telah dikelasifikasikan.
iii. Penender membayar deposit yang perlu dikembalikan apabila penender mengembalikan dokumen tender dalam keadaan baik. Amaun deposit adalah seperti berikut:
a. Bagi dokumen tender kerja tempatan - RM5,000
b. Bagi dokumen tender kerja antarabangsa - RM10,000
7.4. Perunding dilantik untuk melaksanakan tender kerja tempatan atau antarabangsa, perlu mengenakan bayaran dokumen tender mengikut kadar yang telah ditetapkan seperti di atas.
7.5. Bayaran bagi dokumen tender dan deposit yang tersebut di atas hendaklah dibuat menggunakan draf daripada bank tempatan atau bank asing yang beroperasi di Malaysia. Bayaran juga boleh dibuat melalui kiriman wang pos. Semua bentuk instrumen bayaran hendaklah dalam Ringgit Malaysia yang berpalang dan dibayar atas nama Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan/Ketua Badan-badan Berkanun yang berkenaan.   


 

8. Deposit Bagi Tender
8.1 Deposit tender bagi kerja tempatan adalah dikecualikan manakala untuk kerja antarabangsa deposit tender adalah dikenakan kepada petender mengikut kadar seperti berikut :-
Anggaran Nilai Tender Jumlah Deposit Tender
i. Hingga RM10 juta : RM50,000
ii. Melebihi RM10 juta dan tidak melebihi RM20 juta : RM150,000
iii. Melebihi RM20 juta dan tidak melebihi RM50 juta : RM350,000
iv. Melebihi RM50 juta dan tidak melebihi RM100 juta : RM750,000
v. Melebihi RM100 juta: RM1 juta
8.2. Petender tempatan yang dikecualikan pendaftarannya dengan Pusat Khidmat Kontraktor, dikenakan deposit tender sebanyak 2.5% daripada harga tawarannya atau maksimum RM10,000.
- AP 175.1(B) / SPP Bil. 5/1994
8.3. Deposit tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk Draf Bank atau Jaminan Bank dalam Ringgit Malaysia daripada bank-bank yang menjalankan perniagaan di Malaysia. Deposit Tender akan dikembalikan selepas petender yang berjaya mengemukakan bon pelaksanaan. Untuk tender yang tidak berjaya, deposit tender akan dikembalikan selepas petender yang berjaya menyujuterima tawaran tersebut ataupun selepas tamatnya tempoh sahlaku tender.
8.4. Kontraktor tempatan tidak dikenakan deposit semasa menawarkan tender. Namun, tindakan yang diambil oleh Perbendaharaan bagi mana-mana kontraktor tempatan yang menolak tawaran setelah tawaran dibuat kepada mereka ialah: -
Kesalahan pertama:
digantung daripada mengambil bahagian dalam tender-tender Kerajaan selama 2 tahun,
   


 

kesalahan kedua:
digantung daripada mengambil bahagian selama 5.
kesalahan ketiga:
kontraktor berkenaan akan dipotong pendaftaran dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan nama   pemilik modal serta ahli Lembaga Pengarah disenaraihitamkan.   

9. Tempoh Sah Laku Tender
9.1. Faktor-faktor yang perlu diambilkira oleh agensi-agensi dalam menetapkan tempoh sahlaku tender adalah berdasarkan jangkamasa-jangkamasa bagi :
i. menilai tawaran dari segi teknikal,
ii. menilai tawaran dari segi harga,
iii. menilai keupayaan petender,
iv. menyediakan laporan dan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender, dan
v. menyusuli keputusan dan mengeluarkan Surat Setujuterima.
9.2. Tempoh minimum sahlaku tender ialah 90 hari dari tarikh tender ditutup. Tempoh sahlaku tender hendaklah tidak terlalu panjang yang mungkin menyebabkan petender menaikkan harga tender mereka. Agensi tidak digalakkan melanjutkan tempoh sahlaku tender mereka.
10. Pembukaan Tender
10.1 Di dalam sesuatu proses tender, Ketua Jabatan atau pegawai yang terlibat hendaklah tidak mempunyai apa-apa kepentingan di dalam tender berkaitan. Pegawai yang berkenaan hendaklah menarik diri secara bertulis jika ia mempunyai kepentingan dalam tender.
   


 

10.2. Keahlian Jawatankuasa Pembuka tender. Sesebuah jawatankuasa pembuka tender adalah terdiri daripada dan tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut;
i. sekurang-kurangnya 2 pegawai yang mana seorang daripadanya pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional,
ii. lantikan dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan, dan
         iii. ahli jawatankuasa ini berlainan dari ahli jawatankuasa penilaian tender.

10.3 Tender lewat diterima
10.3.1. Tender yang lewat diterima, tetapi kelewatannya tidak melebihi 30 minit daripada waktu tender ditutup bolehlah dibuka dan dinilai bersama-sama tender yang lain.
10.3.2. Catatan mengenai kelewatan hendaklah dibuat apabila tender dibuka, untuk pertimbangan Lembaga Perolehan sama ada mahu terima atau tidak.
10.3.3. Tender yang lewat diterima boleh dipertimbangkan jika ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dengan sebulat suara berpuashati bahawa kelewatan penyerahan disebabkan oleh perkhidmatan pos atau alasan munasabah daripada penender dapat diterima jika melalui hantaran tangan.
10.4. Pembukaan tender di hadapan Awam. Tender yang perlu dibuka dihadapan awam ialah
i. Tender dibiayai oleh Institut Antarabangsa yang mengenakan syarat sedemikian.
ii. Tender bernilai RM25 juta ke atas biayaan Kerajaan Malaysia.
10.5. Mempamirkan jadual harga tender
10.5.1. Jadual harga tender hendaklah dipamirkan seberapa segera yang boleh dengan pengecualian kepada tender yang melibatkan keselamatan negara. Apabila sesuatu tender dibuka, catatan harga hendaklah terus dibuat tanpa mengikut susunan harga. Bagi tujuan di atas 2 jadual perlu disediakan iaitu;
   


 

i. Jadual pertama untuk kegunaan Lembaga Tender yang mengandungi nama-nama kontraktor, nilai harga dan tempoh penyiapan.
ii. Jadual kedua untuk dipamirkan yang mengandungi hanya harga-harga tender mengikut bilangan. Jadual harga tender ini hendaklah dipamirkan sekurang-kurangnya untuk tempoh 2 minggu.
11. Penilaian Tender
11.1 Penilaian tender perlu dibuat oleh satu jawatankuasa tidak kurang dari 2 anggota. Keahlian yang wajib ialah Jurukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang kerja berkaitan.
11.2. Asas Penilaian Tender
11.2.1. Perkara-perkara berikut hendaklah dijadikan asas untuk menilai sesuatu tender :-
i. Pematuhan syarat- syarat tender seperti pendaftaran dengan pihak berkuasa dalam kelas/bidang yang berkenaan, menandatangani tender, mengemukakan dokumen yang diminta dan syarat lain yang berkaitan,
ii. Kemampuan teknikal kontraktor.
iii. Kemampuan kewangan penender dari segi modal pusingan, (nett worth), kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan yang belum siap dan sebagainya,
iv. Penganalisaan harga tender dengan tempoh siap yang ditawarkan. Jika tempoh siap adalah faktor terpenting maka ianya hendaklah dengan jelas dinyatakan di dalam dokumen tender.
12. Perakuan Tender
12.1 Perakuan tender dibuat oleh Ketua Agensi berdasarkan kepada Laporan Penilaian Tender kepada Lembaga Perolehan untuk dibuat keputusan
   

 

13. Dokumen Untuk Rujukan Lembaga Perolehan
13.1 Dokumen-dokumen berikut perlu disediakan sebagai rujukan Lembaga Perolehan;
i. salinan iklan suratkhabar;
ii. salinan penentuan tender;
iii. jadual tender;
iv. syor-syor setujuterima tawaran beserta justifikasi tawaran;
v. maklumat yang disyaratkan oleh Lembaga Perolehan; dan
vi. laporan penilaian tender kerja.
14. Lembaga Tender Perolehan
14.1 Ahli Lembaga Perolehan Kerja Persekutuan dilantik oleh Menteri Kewangan . Keahlian ahli lembaga hendaklah diwartakan dalam Warta Kerajaan Persekutuan. Korum bagi Lembaga adalah 3 orang termasuk kehadiran wajib wakil dari Perbendaharaan Malaysia.
14.2. Keahlian Lembaga Perolehan.
i. Lembaga Perolehan Persekutuan :(Perolehan kerja kurang daripada RM30 Juta)
a. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan (Pengerusi),
b. Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau wakilnya,
c. Seorang pegawai awam dari jabatan lain yang berpengalaman untuk memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
ii. Lembaga Perolehan Persekutuan Diperingkat Negeri : (Perolehan kerja kurang daripada RM10 Juta)
a.    Pegawai Kemajuan Negeri atau Pegawai Kewangan Persekutuan atau   
     Pengarah Pembangunan Negeri ( sebagai Pengerusi ),
   

 

b.    Pengarah Kerja Raya Negeri atau wakilnya,
c.    Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri atau wakilnya, dan
d.    Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
iii. Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Bahagian (Bagi Negeri Sarawak).(Perolehan kerja kurang daripada RM200,000)
a. Residen Bahagian ( sebagai Pengerusi ),
b. Pegawai Kewangan Persekutuan atau wakilnya,
c. Jurutera Bahagian, Jabatan Kerja Raya atau wakilnya, dan
d. Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
 iv. Lembaga Perolehan kecil Persekutuan(Perolehan kerja kurang daripada RM500,000)
a. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan
b. Ketua Pengarah Kerja Raya atau Wakilnya
c. Setiausaha Bahagian
d. Seorang pegawai awam dari jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.
14.3 Bagi tender yang nilainya melebihi RM 15 juta atau tender yang keputusannya tidak sebulat suara, perakuan tender perlu dirujuk kepada Kementerian Kewangan.
   


 

15. Setuju Terima Tender
15.1 Setujuterima tender boleh dibuat pada 2 peringkat;
i. melalui Surat Niat (Letter of Intent)
iaitu surat kepada kontraktor yang kandungannya meliputi hasrat untuk menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syarat-syarat dan keperluan-keperluan Kerajaan yang mesti dipatuhi oleh kontraktor melalui rundingan atau cara lain.Surat ini tidak mengikat kerajaan kepada satu perjanjian bahawa satu kontrak telah wujud.
ii. melalui surat setujuterima (Letter of Acceptance)
iaitu surat pengesahan tawaran berasaskan kepada syarat di dalam dokumen tender atau apa-apa syarat yang telah dipersetujui yang berkaitan dengan kontrak tersebut. Surat ini merupakan dokumen perundangan yang sah dan sebahagian daripada kontrak. Surat ini dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya apabila semua perkara telah diselesaikan dan rundingan lanjut tidak diperlukan.
15.2. Rujukan kepada Perbendaharaan.
Draf surat Niat atau Surat Setujuterima hendaklah dirujukkan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan jika nilai tender melebihi RM15 juta.




Rujukan :

1.    www. Jkr.gov.my/v2/malay/contractInfo/tenderProcedures.htm
2.   UZAIRI (2000), Aturcara Kontrak & Taksiran, Ibs Buku Sdn Bhd, Selangor, Muka Surat 25-65